Giáo Dục

Sáu lời khuyên giúp viết email tiếng Anh ngắn gọn

Loại bỏ “nói nhỏ” và những cụm từ có giá trị nhỏ sẽ giúp giữ cho email của bạn ngắn gọn, cá nhân và không gây khó chịu cho người nhận.

1. Chia sẻ mục tiêu rõ ràng

Với mỗi email, bạn cần phải có mục tiêu và ghi nhớ mục tiêu đó khi bắt đầu viết. Điều này giúp bạn đi thẳng vào vấn đề, giảm độ dài tổng thể của email. Nó cũng làm cho việc viết, hiệu đính và chỉnh sửa nhanh hơn.

2. Tìm lỗi lặp lại

Bạn có thể lặp lại nhiều từ và thông tin trong email. Do đó, hãy quan sát thật kỹ để tìm ra những thông tin lặp lại, tránh dư thừa.

Tương tự, bạn nên chú ý đến lỗi “verbose text”. Nó có thể xảy ra nếu bạn sử dụng nhiều câu ở giọng bị động.

3. Tránh “nói nhỏ”

“Small talk” là một cuộc trò chuyện ngắn, có thể để bắt đầu một cuộc trò chuyện dài hơn, nhưng cũng có khi chỉ là một cuộc trò chuyện, chào hỏi lịch sự giữa những người không quen biết nhau.

Trong email, “nói nhỏ” có thể là lịch sự, sáo rỗng về những điều không quan trọng giữa những người không biết rõ về nhau. Thông thường, bạn chỉ nên sử dụng 1-2 câu này trong mỗi email.

4. Bỏ những từ không cần thiết

Bạn có thể sử dụng nhiều “từ lấp đầy” – những từ và cụm từ không có giá trị gì, việc bỏ chúng đi sẽ không ảnh hưởng đến nội dung của email. Dưới đây là một số từ và cụm từ có thể được bỏ qua khi viết email tiếng Anh:

– Bản chất (Thiên nhiên)

– Về cơ bản (Về cơ bản)

– Chỉ cần (Chỉ cần)

– Hết sức (Hết sức)

– Thật sự (Thật sự)

– Tôi nghĩ (tôi nghĩ)

– Ý tôi là (Ý tôi là)

– Đừng lo lắng (Đừng lo)

– Không cần nói rằng (không cần nói rằng)

– Nó đi mà không nói (Bạn không phải nói)

– Vào cuối ngày (Vào cuối ngày)

– Như bạn đã biết (Như bạn biết)

5. Tận dụng biển báo

Biển báo có thể là công cụ mạnh mẽ, giúp bạn đưa ra quan điểm nhanh hơn. Ví dụ, bạn sử dụng các gạch đầu dòng để làm nổi bật thông tin chính hoặc làm nổi bật phần quan trọng nhất của email, thu hút ánh nhìn của người đọc vào nó, giúp họ hiểu điều gì là quan trọng nhất một cách dễ dàng. Những cách làm này cũng giúp chia nhỏ các đoạn văn bản lớn, giúp người đọc dễ theo dõi hơn.

6. Đưa ra yêu cầu rõ ràng

Điều này giúp bạn dễ dàng đạt được kết quả cần thiết và hoàn thành mục tiêu của mình. Nó bao gồm những ý tưởng sau:

Nêu hành động mong muốn. Ví dụ: “Hãy cho tôi biết nếu bạn có thể làm điều này” (Hãy cho tôi biết nếu bạn có thể làm điều đó) hoặc “Liên hệ X” (Liên hệ với X).

– Nêu cách thực hiện, ví dụ: qua email hoặc gặp mặt trực tiếp.

– Các địa chỉ liên hệ nếu có.

– Đường giới hạn.

Hãy nhớ rằng, viết ngắn gọn là một kỹ năng cần thời gian để phát triển, nhưng nó sẽ dễ dàng hơn khi thực hành. Bạn cũng có thể cải thiện bằng cách quan sát phong cách và phương pháp của người khác, thậm chí nhận ra điều đó từ email của chính bạn.

Dưới đây là một ví dụ về cách viết một email ngắn gọn:

Email gốc:

Xin chào [Name],

Rất vui được gặp bạn vào ngày hôm trước. Nó thực sự khiến tôi phải suy nghĩ. Như bạn đã biết, các bài đánh giá ngang hàng sẽ xuất hiện trong vài tuần tới. Tôi hy vọng bạn có thể trở thành một trong những người đánh giá ngang hàng của tôi trong quý này, nếu bạn rảnh. Không phải lo lắng nếu không! Tôi hoàn toàn hiểu. Và tất nhiên, tôi rất vui khi được đáp lại.

cụ thể là, tôi nghĩ bạn là một người tốt để hỏi vì chúng tôi đã làm việc cùng nhau về [X] tháng trước. Tôi nghĩ quan điểm của bạn sẽ là một cách thực sự hữu ích để kiểm tra các kỹ năng của tôi, tôi có thể đã phát triển như thế nào và tôi nên tiếp tục làm gì trong tương lai.

Bạn có thể cho tôi biết liệu bạn có trở thành một trong những người đánh giá ngang hàng của tôi trong quý này không? (Tôi đã hy vọng hoàn thiện những người đánh giá ngang hàng của mình bằng [date], vì vậy nếu bạn có thể quay lại vào lúc đó, điều đó sẽ thật tuyệt vời.) Ngoài ra, vui lòng gửi bất kỳ câu hỏi nào bạn có thể có. Tôi luôn sẵn lòng giúp đỡ.

Thanks!

[Name]

Email sau khi được chỉnh sửa ngắn gọn:

Xin chào [Name],

Rất vui được gặp bạn vào ngày hôm trước. Tôi đã tự hỏi liệu bạn có thể là một trong những người đánh giá ngang hàng của tôi trong quý này không? (Rất vui khi được đáp lại!) Nếu bạn có thể cho tôi biết bằng cách [date] nếu bạn thích nó, điều đó sẽ thật tuyệt. Xin vui lòng gửi cho tôi bất kỳ câu hỏi nào.

Thanks!

[Name]

Duong Tam (Dựa theo Grammarly)

Nguồn: https://vnexpress.net/sau-loi-khuyen-giup-viet-email-tieng-anh-ngan-gon-4462018.html

Tin Tức 7S

Tin tức 7s: Cập nhật tin nóng online Việt Nam và thế giới mới nhất trong ngày, tin nhanh thời sự, chính trị, xã hội hôm nay, tin tức chính thống VN.Cập nhật tin tức 24/7: Giải trí, Thể thao...tại Việt Nam & Thế giới hàng ngày. Thông tin, hình ảnh, video clip HOT cập nhật nhanh & tin cậy nhất.

Related Articles

Back to top button